INFORMATIVO E-SOCIAL

Estamos às vésperas do início de implantação do E-Social nos condomínios, e isso traz a reboque uma série de procedimentos, rotinas, custos operacionais não previstos nas planilhas do orçamento condominial, e sobretudo ação contundente na reeducação no trato das formalizações trabalhista e previdenciária.

O E-Social é uma ferramenta eletrônica, criada por meio do decreto n˚. 8373 de 11 de dezembro de 2014, com a finalidade de abranger todos os segmentos de pessoas físicas ou jurídicas, de qualquer porte, de pequeno a grande, usando a mesma plataforma de informação. A remessa dessas informações, segue um roteiro pré-estabelecido, nos mesmos moldes de remessa das informações concernentes às declarações anuais do imposto de renda Pessoa física e ou jurídica. Com esse super cadastro disponível, o governo vai poder fazer uma série de combinações possibilitando um cem número de informações, nas diversas plataformas previdenciárias, tributárias, trabalhista e fiscal. Essa ferramenta vem sendo gradualmente implantada no seio de todas as empresas e também dentro dos nossos lares, através do titulado E-Social dos empregados domésticos. Já houve alguns adiamentos de sua implantação efetiva, decorrente da necessidade das empresas e do próprio governo se adequar a complexidade da profundidade das informações que são necessárias a alimentação do banco de dados e sua remessa para um arquivo digital nas nuvens, face ao tamanho desses arquivos.

Os condomínios, como empresas que efetivamente são, também terão que se adequar a essa plataforma e se prepararem financeiramente para fazer face aos custos com exames médicos, elaboração e manutenção dos instrumentos de Medicina e Segurança do Trabalho, bem como contar com uma Administradora competente, pois as multas atribuídas a erros ou omissões são robustas e impactantes em qualquer orçamento condominial.

Há de se ressaltar que grande parte do escopo das exigências contidas no sistema E-Social, já constava na legislação trabalhista anterior a novembro de 2017 e foi mantida com a sua nova redação. Houve alguns acréscimos decorrentes da necessidade de mapear todos os núcleos ora envolvidos no processo, a exemplo de: empregado, empresa e governo.

Para tanto, resumimos:

O núcleo empregado – contempla o empregado e também toda a sua família, através do cumprimento de suas obrigações de informar: nascimento de novos filhos, casamento, vacinação, número de CPF de filhos maiores de 7 anos, afastamento junto ao INSS, acidentes de trabalho, endereço residencial, enfim tudo que se relacione ao empregado.

O núcleo empresa – obriga o condomínio a obedecer todos os prazos fixados na legislação trabalhista, a exemplo de: início e data de pagamento de férias; rotinas admissionais desde a apresentação do exame médico até a exibição de todos os documentos pessoais que credencie sua admissão naquela data sem efeito retroativo; cumprir o rito demissional com exames médicos e demais documentos relativos; fornecer dados funcionais dos empregados para o governo alimentar as estruturas de informação previdenciária e fiscal. Manter atualizado o PPRA, PCMSO e PPP.

Por fim o núcleo governo, tem o E-Social como um componente do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) tendo como função principal a integração digital das informações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, emitidas pelo núcleo empresa. O núcleo governo, é composto dos órgãos: Ministério do Trabalho e Emprego – MTE; Ministério da Previdência Social – MPS; Instituto Nacional do Seguro Social – INSS; Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB e Caixa Econômica Federal.

O E-Social, tem alguns objetivos que julgamos importantes conhecê-los:

a) Padronizar as informações previdenciárias, trabalhistas, tributárias e fiscais de todos os empregados e empregadores;

b) Substituir de forma gradual a emissão de obrigações contidas no CAGED, RAIS, SEFIP E DIRF;

c) Simplificar o cumprimento de obrigações pelos empregadores, e

d) Garantir os direitos dos empregados.

Agora que sabemos o que se trata essa ferramenta eletrônica E-Social, vamos observar o seu impacto operacional no âmbito dos condomínios.

1) Admissões:

A Admissão de empregado será informada no E-Social no dia em que efetivamente seja admitido o empregado, não permitindo a possibilidade de admissão com data retroativa. As informações cadastrais (CPF, data de nascimento, qualificação cadastral, etc.) poderão ser emitidas previamente ao E-Social via Admissão Preliminar sendo necessária a sua reemissão em caráter definitivo até o final do dia imediatamente anterior a contratação efetiva do empregado.

Antes de proceder a Admissão do empregado, caberá ao condomínio fazer uma consulta direta ao E-Social sobre a qualificação cadastral do empregado a ser contratado, visando a checagem dos seus dados de pessoa física junto aos cadastros da Receita Federal (CPF); Previdência Social (NIS, PIS, PASEP ou NIT). Caso a consulta seja negativa, não poderá ser realizada a admissão até que seja regularizada a divergência identificada.

2) Demissões:

As demissões com aviso prévio trabalhado deverão ser informadas ao E-Social até 10 dias posteriores à comunicação ao empregado. As demissões com aviso prévio indenizado, a comunicação ao E-social se dará através da comunicação de rescisão até o 10˚. dia após a data do desligamento.

3) Cadastro de Dependentes:

O empregado deverá obrigatoriamente informar quem são seus dependentes, fornecendo dados relativos a certidão de nascimento, casamento, caderneta de vacinação de menores, número de CPF de menor.

Toda alteração, assim compreendida como sendo alteração de endereço, escolaridade, nascimento, óbito, etc., deverá ser informado até o dia 7 do mês subsequente ao da competência através da comunicação de eventos mensais da folha de pagamento.

4) Programas de Medicina e Segurança do Trabalho – Normas Regulamentadoras:

Os condomínios deverão elaborar frente as suas especificidades, o PCMSO, (Programa de Controle de Medicina e Saúde Ocupacional); PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e PPP (Perfil Previdenciário Profissional). Deverá ainda instituir a CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes). Esses programas já eram previstos na legislação trabalhista, porém não era fiscalizado com o rigor que agora se desenha, não só pelo meio físico, como agora pelo meio digital, com demonstração de suas evidências.

5) Exames Médicos:

Todos os empregados deverão fazer os exames médicos admissional, demissional, periódico, retorno ao trabalho, troca de função e exames complementares contidos no seu PCMSO (Programa de Controle de Medicina e Saúde Ocupacional) que o condomínio deverá elaborar junto com o Médico do Trabalho. Esse programa será validado anualmente. Cabe lembrar que a admissão de empregados somente se processa junto ao E-Social se o empregado estiver apto para o exercício do trabalho e em compensação somente poderá ser demitido caso esteja apto para desligar-se do condomínio.

6) Atestados Médicos:

Os atestados médicos terão os seguintes prazos a serem observados:

a) Até o dia 7 (sete) do mês subsequente para afastamento de qualquer natureza com duração até 15 (quinze);

b) Até o 16˚. dia de sua ocorrência para afastamentos superiores a 15 dias, bem como os afastamentos intercalados que no prazo de 60 dias somem igual ou mais de 15 dias.

7) Certificado Digital:

Mantêm a obrigatoriedade do condomínio possuir o seu certificado digital e é essencial para acesso ao canal de informações recebida e emitida.

8) Cronograma de Envio de Informações:

a) 16/07/2018: Cadastro do empregador e tabelas de cadastro. Eventos da folha de pagamento (rubricas),  lotações tributárias, cargos, horários e turnos de trabalho;

b) 01/09/2018: Dados dos empregados e seus vínculos. Envio de informações de admissão, alteração de dados cadastrais do empregado, alterações de dados do contrato de trabalho, CAT, afastamentos temporários, aviso prévio, reintegração, desligamentos, etc.;

c) 01/11/2018: Remessa de Folha de Pagamento;

d) 01/01/2019: Dados de Segurança e Medicina do Trabalho. São os programas de Medicina e Saúde do Trabalho.

9)      Multas por Falta de Envio de Informações:

a) Não informar a folha de pagamento: R$ 30.050,76.

b) Informar a folha de pagamento com incorreções e ou omissões: R$ 3.050,08.

c) Não informar férias: R$ 170,00 por férias não informadas.

d) Falta de pagamento do FGTS: de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado.

e) Não informar as alterações contratuais e de cadastro: R$ 600,00 por empregado.

f) Não realizar exames médicos: R$ 402,53 a 4.025,33.

Fonte: Consulserv Grupo Empresarial.

             Portal E-Social Governo Federal (Internet)

             Gazeta do Povo